אירוע בחצר, בגינה או בקיבוץ מתחיל בבחירה נעימה של מקום, אבל כדאי לבחור גם חלופה מעשית. חלופה טובה היא חלל שמסוגל להכיל את המשתתפים ואת הפעילות שתכננתם, ולא רק פינה שאפשר להצטופף בה. בדקו מראש שהגישה אליו והזמינות שלו מאושרות.שלחו לצוות תמונות של שני המקומות. מעבר מהדשא לחדר קטן עשוי לשנות את מיקום העמדה, ההגברה והמסך. ככל שההחלטה מתקבלת לפני ההעמסה והיציאה לאירוע, קל יותר להתאים את הציוד והתוכנית.
בחרו איש קשר אחד מהמשפחה ואחד מטעם המקום. תאמו עם הספקים מועד לקבלת החלטה על מיקום האירוע, בהתאם לצורכי ההקמה. אל תסתפקו בהבטחה כללית ש״נסתדר ביום עצמו״; כתבו מהו המקום החלופי, מי פותח אותו ואיך מעדכנים את האורחים.אם השינוי משפיע על התכולה או על העבודה הנדרשת, בקשו מהספק לפרט מראש כיצד מטפלים בכך בהצעה. אין להניח שכל שינוי מקום, שעה או מרחק כלול אוטומטית.
המוזיקה, שיר הכניסה וההיכרות עם החוגג יכולים להישאר הבסיס גם כשמשנים חלל. את המשחקים והאטרקציות מתאימים למרחב הזמין. כדאי לבחור מראש פעילות מרכזית שניתן לבצע גם בחלל חלופי, ולבדוק מה דורש שטח נוסף או תנאים מיוחדים.ציוד הגברה, תאורה וחשמל צריכים להיות מותאמים ומוצבים על ידי אנשי המקצוע. במקרה של תנאי מזג אוויר שאינם מתאימים להפעלה, פועלים לפי החלטת המקום והצוות ולא מאלתרים הגנה לציוד תוך כדי המסיבה.
הכינו מראש הודעה קצרה עם הכתובת המעודכנת, שעת ההגעה ומיקום הכניסה. אם אותו קיבוץ כולל כמה מבנים, ציינו את שם המבנה ולא רק את שם היישוב. לאחר שינוי מקום, ודאו שגם הצלם, הקייטרינג והדיג׳יי קיבלו אותה גרסה של הפרטים.
ברדה הפקות אירועים מציעים דיג׳יי והפעלות לבר ובת מצווה, עם התאמת החבילה למקום ולקהל. אנחנו מגיעים למקום שבחרתם; איננו אולם או לופט להשכרה. לפרטי החבילות והשירותים, או לבדיקת זמינות והצעה לפי תאריך, יישוב ומספר אורחים.