מתכננים בת מצווה בקריות? לפני שבוחרים אולם או מזמינים דיג׳יי, כדאי להחליט מי עומד במרכז התוכנית: החברות מהכיתה, המשפחה או שני הקהלים יחד. הבחירה משפיעה על סידור המקום, על משך הריקודים ועל סוג ההפעלות. התחילו בשיחה עם החוגגת: מה היא רוצה שיקרה באירוע, מה פחות מתאים לה ואילו רגעים חשובים לה במיוחד. אחר כך אפשר לתרגם את הרצונות לתוכנית שאפשר לבצע במקום שבחרתם.
באולם אפשר לתכנן ישיבה משפחתית לצד רחבה. בלופט חשוב לבדוק כמה שטח נשאר לריקודים אחרי פינות הישיבה והמשחקים. בבית או בחצר צריך להביא בחשבון הקמה, ציוד ומעברים. כשבודקים מקום בקריית ביאליק, קריית מוצקין, קריית ים או קריית אתא, בקשו לראות את הסידור המתוכנן לאירוע שלכם ולא רק תמונה מחגיגה אחרת. אותה כמות אורחים יכולה להרגיש שונה מאוד בחלל פתוח לעומת חלל שמחולק לחדרים.בסיור במקום בדקו היכן הילדים נכנסים, איפה המשפחה יושבת ואיך מגיעים מהשולחנות לרחבה. שאלו את המקום על גישה לציוד, שעת תחילת ההקמה, נגישות ומגבלות השמעת מוזיקה. אל תניחו שמערכת ההגברה או התאורה כלולות בהזמנת המקום: בקשו פירוט והעבירו אותו לדיג׳יי. אם האירוע בחוץ, תיאום תנאי השטח ותוכנית חלופית צריך להיעשות עם המקום והספקים לפני שסוגרים את התוכנית.
כדאי לברר אם השירות כולל רק מוזיקה או גם הנחיה והפעלות. אלה תפקידים שונים, גם כאשר אותו אדם מבצע אותם. בקשו להבין איך נראית תחילת האירוע, איך מציגים את החוגגת ומה עושים אם החברות עדיין לא מצטרפות לרחבה. צפו בקטעים מאירועים דומים לשלכם: לא כדי להשוות את גודל ההפקה, אלא כדי להתרשם מהתקשורת עם הילדים ומסגנון ההנחיה.שתפו את הדיג׳יי בכמה שירים שהחוגגת אוהבת, בסגנונות שחשובים למשפחה ובשירים שהיא מעדיפה שלא להשמיע. עדיף להגדיר כיוון ברור ולהשאיר מקום להתאמה בזמן האירוע, במקום לבנות רשימה קשיחה לכל דקה. סכמו מי רשאי להעביר בקשות מיוחדות במהלך המסיבה ואיך מתאמים קטע שחייב להתחיל ברגע מסוים, כמו שיר כניסה או מצגת.
ספרו למפעיל אם החברות מכירות זו את זו, אם מגיעות כמה קבוצות ומה החוגגת אוהבת. פתיחה שמתאימה לכיתה מגובשת עשויה להיות שונה מפתיחה שבה נפגשות חברות ממסגרות שונות. אפשר לבחור פעילות קבוצתית שמאפשרת להצטרף בהדרגה, ולהשאיר גם מקום למי שמעדיפה לצפות לפני שהיא נכנסת. לא כל ילדה רוצה לעמוד לבדה במרכז, ואין צורך להפוך זאת לתנאי להשתתפות.ריקודים מודרכים או פעילות עם מסך יכולים להשתלב לפי הקבוצה ותנאי המקום. שאלו מראש מה צריך לצורך הפעילות, מי מפעיל את הציוד וכמה מקום נדרש. אם בוחרים משחקים או משימות, בדקו שהסגנון מתאים לחוגגת ושהיא מרגישה בנוח. פעילות שמופיעה בחבילה היא אפשרות לבדיקה, ולא סיבה לבחור בה אוטומטית.
אפשר לרכז צילום משפחתי וברכות בשלב מתוכנן ובהמשך לתת יותר מקום למסיבה. חשוב שהצלם, הדיג׳יי ואיש הקשר במקום ידעו מה הסדר ומי מודיע על שינוי. למשל, אם הצילום המשפחתי מתעכב, עדיף לעדכן את מי שאחראי למוזיקה במקום לעצור את הרחבה בהפתעה. הכינו לוח זמנים קצר עם הרגעים המרכזיים, ולא רשימת הוראות ארוכה שקשה לעקוב אחריה.כשמוסיפים אטרקציה, בדקו אם היא משתלבת ברחבה או דורשת מעבר לפינה אחרת. אל תשבצו אותה במקביל לארוחה, לברכה או לתמונה שבה החוגגת צריכה להשתתף. כדאי לבחור את התוספת לפי המטרה שלה: פעילות שמפגישה בין החברות, רגע משותף ברחבה או אפשרות נוספת בזמן קבלת הפנים. אפשר להתרשם מגלריית האירועים ולבחון אילו סוגי רגעים מתאימים לחגיגה שלכם.
השוואה מועילה מתחילה באותו תיאור אירוע לכל הספקים. הכינו תאריך, שם המקום, מספר משוער של ילדים ומבוגרים ושעות הפעילות המבוקשות. צרפו פירוט של הציוד שהמקום מספק ושל השירותים שאתם מחפשים. שאלו מה כלול בהקמה ובפירוק, מה משך השירות ואילו תוספות מחושבות בנפרד. כך קל יותר להבין אם שתי הצעות מתייחסות באמת לאותו היקף עבודה.אל תסתפקו בכותרת כללית כמו ״חבילה מלאה״. בקשו פירוט כתוב של מוזיקה והנחיה, ציוד, צילום ואטרקציות, ככל שהם כלולים בהצעה שלכם. בדקו גם את תנאי ההזמנה וההתנהלות במקרה של שינוי בתוכנית. בעמוד החבילות והשירותים של ברדה הפקות אפשר להכיר את האפשרויות; התאמה לאירוע וזמינות נבדקות בשיחה לפי הפרטים שתמסרו.
בחרו איש קשר אחד מטעם המשפחה ורכזו אצלו את העדכונים. ודאו שיש לכל הספקים את הכתובת המדויקת, הנחיות ההגעה והטלפון של איש הקשר במקום. עברו יחד על שיר הכניסה, המצגת אם יש, רגעי הצילום והברכות. קבצי מוזיקה או וידאו שצריכים לפעול ברגע מסוים כדאי להעביר ולבדוק מראש עם מי שמפעיל אותם, ולא להשאיר לבדיקה הראשונה בזמן שהאורחים כבר מחכים.
זה תלוי בתוכנית ובשירות שמציע הספק. אם רוצים הנחיה ומשחקים לצד מוזיקה, ודאו שהם כלולים ומוגדרים. אין להניח שכל שירות DJ כולל הפעלה, או שכל מפעיל נותן גם מענה מוזיקלי לכל הערב.
מגדירים רגעים משותפים לצד זמן שמיועד למסיבה, ומתכננים ישיבה שמאפשרת למשפחה להיות חלק מהאירוע. חשוב לתאם את המעברים עם המקום, הצלם והדיג׳יי, ולהתאים את התוכנית להעדפות החוגגת.
אפשר לבחון זאת לפי מספר האורחים, החלל ותנאי המקום. יש לבדוק מקום לרחבה, גישה לציוד, תיאום רעש והתאמת ההגברה. בחצר צריך לבדוק גם את תנאי החוץ והתוכנית למקרה שלא ניתן לקיים שם את האירוע.
שלחו תאריך, יישוב ומקום, מספר אורחים משוער וסוג השירות שאתם מחפשים. ציינו אם כבר הוזמן ציוד או ספק נוסף. הפרטים האלה מאפשרים שיחה ממוקדת יותר על האירוע ועל ההצעה המתאימה.
לקראת בת מצווה בקריות, רכזו את הפרטים החשובים ובואו לשיחה עם כיוון ראשוני. פנו לברדה הפקות לבדיקת תאריך והתאמת השירותים. ציינו את המקום, הרכב האורחים ומה החוגגת הייתה רוצה להרגיש באירוע, כדי שאפשר יהיה להתחיל מהדברים שחשובים לכם.