שבוע לפני בר או בת מצווה, רוב הבחירות כבר נעשו. זה הזמן לרכז את הפרטים ולוודא שכל ספק מבין את אותה תוכנית. צ׳ק־ליסט קצר עוזר להורים לסיים את ההכנות בלי לגלות ביום האירוע שחסר קובץ, איש קשר או תיאום בין הדייג׳י לצלם.
שלחו לכל ספק את הכתובת המדויקת, שעת הגעת האורחים ושעת הסיום. הפרידו בין שעת תחילת האירוע לשעת ההגעה להקמה. ודאו מי פותח את המקום, היכן פורקים ציוד והאם נדרש תיאום כניסה. מנו איש קשר משפחתי אחד שמכיר את התוכנית ויכול לענות בזמן ההקמה.
העבירו לדייג׳י את שיר הכניסה בגרסה הרצויה, בקשות חשובות ושירים שאינכם רוצים. אם מתוכננים סרטון או מצגת, בקשו לבדוק מראש את התמונה ואת הקול. הגדירו מי שומר את הגרסה הסופית, כדי שלא יופעל קובץ ישן שנשלח קודם.
עברו על ההצעה הכתובה וודאו שהרכב השירותים תואם למה שסיכמתם: DJ מפעיל, הגברה ותאורה, צילום, בלונים ותוספות שבחרתם. אם השתנה המקום או מספר המשתתפים באופן משמעותי, עדכנו את הספקים. שינוי כזה עשוי להשפיע על סידור הציוד ועל ההפעלה.
באירוע חוץ בדקו עם הספקים והמקום את החלופה למקרה שלא ניתן לפעול כמתוכנן. גם באולם כדאי להשאיר מרווח בין חלקי הערב. המטרה היא תיאום ברור, לא לוח זמנים שאינו מאפשר להגיב לקהל.מתכננים אירוע עם ברדה הפקות אירועים? תאמו עם ירין שיחת הכנה. למי שעדיין בוחר שירותים, כל החבילות מפורטות כאן.